Privatlivspolitik

2. september 2022

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling. 

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige. 

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
Hvide Sande Aktivitetsklub er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Kontaktoplysninger:
Kontaktperson: Formand Ella Hornbæk
Adresse: Minervavej 49, 6960 Hvide Sande (off. adresse i Virk.dk)
CVR: 29505160
Mail: ellahornbaek@live.dk 
Website: hvak.dk 

Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger: 

1. Medlemsoplysninger:
   1.1. Almindelige personoplysninger: Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse,
   indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse 
2. Oplysninger om ledere og trænere:
   2.1. Almindelige personoplysninger: Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e- mailadresse
   2.2. Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer 
3. Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
   3.1. CPR-nummer
   3.2. Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest 
   

Her indsamler vi oplysninger fra
Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder: 

• Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn 
• Idrættens hovedorganisationer, f.eks. oplysninger om klubskifter, karantæner og kursusdeltagelse 

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund. Lovlige grunde til behandling er særligt: 

• Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen) 
• At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
• Behandling efter lovkrav
• Behandling med samtykke 

Formålene:

1. Formål med behandling af medlemsoplysninger:
   1.1. Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
   1.2. Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
   1.3. Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
   1.4. Levering af varer og ydelser du har bestilt
   1.5. Administration af din relation til os 
2. Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere:
   2.1. Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen
   2.2. Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
   2.3. Opfyldelse af lovkrav
   2.4. Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
   2.5. Administration af din relation til os
   Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
   I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som: 
3. Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, interne resultatlister m.v. 
4. Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling 
5. Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v. 
6. Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter 
7. Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen 
8. Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF, til DGI samt til DGI’s landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet 
9. Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer 
10. Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen 
11. Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene 
12.  Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende 

Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det. 

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.
Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke. 

Videregivelse af dine personoplysninger
I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer.
Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af.
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke. 

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller træner eller som lønnet leder eller træner: 

Medlemmer:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen 

Ulønnede ledere og trænere:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter dit virke er ophørt.

Lønnede ledere og trænere:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
- Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
- Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt 

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi. 

Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig: 

• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data 
• Retten til indsigt i egne personoplysninger 
• Retten til berigtigelse 
• Retten til sletning 
• Retten til begrænsning af behandling 
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format) 
• Retten til indsigelse 
  

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst. 

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt. 

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Data-tilsynet. 

Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom. 

Cookies

Vores hjemmeside bruger cookies. For at få denne hjemmeside til at fungere bedst muligt lægger vi sommetider små datafiler, såkaldte cookies, på din computer. Det gør de fleste hjemmesider. Der er ingen personlige oplysninger gemt i vores cookies og de kan ikke indeholde virus.

En cookie er en lille tekstfil, som hjemmesiden gemmer på din computer eller dit mobiludstyr, når du besøger siden. På den måde kan siden huske dine handlinger og indstillinger (såsom oplysninger på formular) i en vis periode, så du nemt kan udfylde eksempelvis formularen igen. 

En række af vores sider bruger cookies til at huske: 
- hvor vidt du har accepteret vores brug af cookies på siden eller ej
- hvis vi har videoklip på vores sider, anvender de også en cookie for anonymt at indhente statistik om, hvordan du kom frem til siden og hvilke videoer du har set
- Vores holdregisteringssystem conventus bruger også cookies, således vi kan vise vores hold og tilmeldingsmuligheder på hjemmesiden.

De oplysninger, der indhentes med cookies, bruges ikke til at identificere dig personligt, og vi har fuld kontrol over datamønstrene. Vores cookies anvendes ikke til andre formål end de, der er beskrevet her.

Google analytics
Hjemmesiden bruger cookies fra Google Analytics til at måle trafikken inde på websitet, og til hele tiden at give os informationer om, hvordan vi kan lave en mere brugerorienteret side.

Du kan fravælge cookies fra Google Analytics her: http://tools.google.com/dlpage/gaoptoutDu har kontrollenDu kan kontrollere og/eller slette cookies, som du vil – læs mere på aboutcookies.org. 

Du kan slette alle de cookies, der allerede er på din computer, og indstille de fleste browsere til at forhindre dem i at blive lagt på computeren. Hvis du gør dette, skal du dog muligvis selv tilpasse dine indstillinger manuelt, hver gang du besøger en hjemmeside, og visse tjenester og funktioner vil muligvis ikke fungere.

hvak.dk kan sagtens fungere uden cookies, men de vil give dig en bedre oplevelse, når du bruger siden.